“Dankzij de samenwerking met Beeminds hebben we een gedegen datafundament neergelegd voor de hele organisatie, binnen de afgesproken scope en timing.”
“In vijf jaar is Samenwerkende Kinderopvang uitgegroeid tot een bundel van 16 kinderopvangorganisaties in heel Nederland. Elk van deze organisaties kende een eigen systematiek voor rapportages. Een solide fundament voor alle data werd een must-have,” vertelt Sander van Yperen, Manager Business Control & BI bij Samenwerkende Kinderopvang.
Samenwerkende Kinderopvang is een organisatie die elke dag werkt aan de beste kinderopvang voor kinderen en hun ouders. Sterk verankerd in de wijk bieden ruim 400 locaties voor kinderdagopvang, peuteropvang en buitenschoolse opvang elk kind in Nederland de mooiste groeikansen.
- Branche: Kinderopvang
- Aantal locaties: 445
- Aantal kinderen: ruim 34.000
- Aantal medewerkers: ruim 3600
- Aantal labels: 16
- Omzet: circa 200 miljoen euro per jaar
- Locatie: Nederland
*Cijfers 2024
De uitdaging: het goede gesprek op basis van betrouwbare data
“Elk label binnen Samenwerkende Kinderopvang kende eigen werkwijzen en systemen. Door de snelle groei ontstond een duidelijke vraag: welke data helpt ons om op elke locatie de beste kinderopvang te kunnen bieden?” vertelt Sander. “Business control en BI stond bij veel labels nog in de kinderschoenen. Juist dat maakte het interessant: er was veel ruimte om een solide en integraal fundament te bouwen voor inzicht op pedagogische aspecten, GGD-inspecties, personele planning en bezetting, verzuim en tevredenheid. Kinderopvang is mensenwerk. We wilden data ontsluiten als basis voor het juiste gesprek over de kwaliteit van onze opvang en wat daarvoor nodig is om die kwaliteit nog beter te maken.”
De eerste dashboards ontstonden in Excel, maar Samenwerkende Kinderopvang liep hier al snel tegen grenzen aan. “Het was niet mogelijk data zorgvuldig en helder te ontsluiten,” aldus Sander. Daarnaast vroegen de verschillende lagen binnen de organisatie om verschillende informatie-niveaus. We hadden dus iets anders nodig.”
De wensen en behoeften waren duidelijk:
- Heldere uitsluiting van verschillende data binnen eenzelfde platform
- Eenduidig brongebruik voor duidelijke sturingsinformatie
- Gebruikersvriendelijk user-interfase voor verschillende functies en management-niveaus
De oplossing: Intelligenthive® als datafundament voor betrouwbare en voorspellende data
Samenwerkende Kinderopvang oriënteerde zich op meerdere leveranciers en koos voor Beeminds. “Wat voor ons het verschil maakte, was dat de kennis van Beeminds verder reikt dan Microsoft Fabric,” vertelt Sander. “Er lag een duidelijke visie en methodiek aan ten grondslag: hoe je data modelleert, van bron naar rapportage gaat en hoe je dat beheersbaar houdt. Daarnaast ervoeren we een sterk partnerschap met Beeminds door echt samen te werken aan hetzelfde doel.”
Binnen enkele weken realiseerde Beeminds een organisatiebreed dataplatform met een datamodel. Enkele weken later volgden de rapportages op basis van Intelligenthive® en Microsoft Fabric.
Dit was mede mogelijk dankzij de gevolgde aanpak:
Stap 1 – Starten met workshops en het datamodel
“De workshops hielpen ons het businessmodel uit te werken. Het zorgde voor verdieping om echt goed van elkaar te begrijpen op welke manier we naar onze wereld kijken. De belangrijkste vraag: Hoe hangen locaties, groepen, kinderen, medewerkers, uren, inspecties in de praktijk samen? Die gezamenlijke basis zorgde later in het project voor tempo en duidelijkheid. Hier ontstond het uiteindelijke datamodel,” vertelt Sander.
Stap 2 – Databronnen koppelen tot één beeld
Voor Samenwerkende Kinderopvang was het belangrijk bronnen te combineren die eerder los van elkaar stonden. Na de activatie van de Intelligenthive® zijn binnen enkele weken meerdere interne en externe bronnen gekoppeld, zoals de systemen voor HR en planning en bijvoorbeeld het Landelijk Register Kinderopvang (LRK). “Door die koppelingen zien we nu verbanden die eerder onzichtbaar bleven. Op die manier zorgt de data dat we beter begrijpen wat er gebeurt in de praktijk.”
Stap 3 – Bouwen met ‘voordoen, samendoen, zelf doen’
Beeminds heeft Samenwerkende Kinderopvang ook echt uitgedaagd,” vertelt Sander. “In sommige gevallen bevestigde dat de door ons gekozen aanpak. In andere gevallen maakte een kritische blik duidelijk dat bijsturen gewenst was. Dat leidde tot een beter eindresultaat.”
Beeminds bouwde de eerste lagen en transformaties. Daarna nam het team van Samenwerkende Kinderopvang steeds meer zelf de regie. De rol van Beeminds in de samenwerking werkt meer ondersteunend.
Stap 4 – Bewaken van de scope & snelle livegang
Sander is daar duidelijk over: “Terugkijkend zijn we in een hoog tempo van start tot live gegaan. Alle eerdere rapportages zijn uitgefaseerd conform planning. Een belangrijke succesfactor was dat we aan de voorkant de verwachtingen goed afgestemd, met extra aandacht voor de scope en de risico’s.”
“Om onze ambitie te bereiken is het belangrijk onszelf elke dag de vraag te stellen: wat gaat er goed en wat kan er beter? Op basis van betrouwbare en voorspellende data hebben we nu concrete handvatten om overal het goede gesprek te kunnen voeren: van locatie tot de directiekamer.”
Het resultaat: sneller inzicht, meer inzicht en betere sturing
Sander merkt het effect elke dag. “De data geeft helder inzicht. De rapportagefrequentie is sterk verhoogd en beter inzichtelijk op elk niveau. Hiermee krijgen we concrete tools in handen om echt gedegen te kunnen sturen op onze belangrijkste werkprocessen.”
Integraal gebruik van het dataplatform
Data wordt nu beter gedragen en benut binnen de hele organisatie. Waar eerder veertig à vijftig mensen werkten met rapportages, betreft dit nu ongeveer 250 mensen. De meerwaarde zit in het gebruik door collega’s in de operatie: locatiemanagers en planners die de informatie gebruiken om processen te optimaliseren en de kwaliteit te verhogen.”
Optimaal benut van arbeidskapitaal
Eén van de belangrijkste dashboards gaat over personeelsinzet. Sander legt uit: “Het dashboard geeft inzicht in de toekomstige aanwezigheid van kinderen. Dat stelt ons in staat om hier met personeelsinzet op te anticiperen. Als we vooruitkijkend, kun je nu bijvoorbeeld zien als over twee weken op een groep één medewerker te veel staat ingepland. Dan is de vraag aan de locatiemanager: heb je die echt nodig? Het dashboard geeft ons de mogelijkheid om personele inzet te optimaliseren. Zeker in een krappe arbeidsmarkt is het belangrijk het arbeidskapitaal zo goed mogelijk in te zetten.”
Van inzicht naar actie
“Inzicht betekent niet automatisch een aanpassing in acties of gedrag op de werkvloer. Maar dat is uiteindelijk wel de meerwaarde van de data.” zegt Sander. “We hebben daarom een plan-do-check-act-cyclus opgezet waarin het dashboard centraal staat. Dat levert zichtbaar resultaat op. De inzet van externe medewerkers is als gevolg hiervan substantieel gedaald.”
Het verschil zit voor mij in het partnership. Geen wij-zij, maar samen verantwoordelijkheid nemen en samen vooruit.”
Plannen voor de toekomst
Als organisatie met de ambitie om de beste kinderopvang voor zoveel mogelijk kinderen op zoveel mogelijk plekken in Nederland te bieden, is het gebruik van betrouwbare en voorspellende data een belangrijke tool. Naast rapportages en dashboards onderzoekt Samenwerkende Kinderopvang de toegevoegde waarde van Data agents om medewerkers te ondersteunen in hun werk én met ad-hoc vragen, gebaseerd op hun eigen data.
“Dit datafundament dat we hebben neergezet, maakt het mogelijk om verschillende rapportages te ontwikkelen. Het geeft ook ruimte om te experimenteren met AI. De volgende stap is onderzoeken hoe een Data agent ons kan helpen om op een interactieve manier met data te werken en zo beter te begrijpen wat er écht gebeurt.”
Terug naar overzicht
Bericht delen:
